Nėra jokių abejonių dėl to, kad el. Paštas sukėlė revoliuciją, kaip bendraujame tarpusavyje. Ir nors žmonės vis dažniau renkasi tokius dalykus kaip socialiniai tinklai ir tiesioginių pranešimų programos, kad galėtų bendrauti su draugais šiais laikais, tiesa, kad, kai kalbama apie tinkamą ryšį, el.
Nuo universitetų iki pasaulinių korporacijų, nuo studentų iki vadovų, el. Paštas naudojamas beveik visur ir visi. Be to, beveik visi iš mūsų turi kelis el. Pašto adresus, su vienu ar (daugiau) daugeliu el. Pašto paslaugų teikėjų. Bet tikrasis klausimas yra, ar patvirtiname tinkamą el. Pašto naudojimo protokolą (-us)?
Jei nesate tikri dėl atsakymo, tada šis straipsnis, pabrėžiantis pagrindinius elektroninio pašto etiketus, kuriuos turi sekti kiekvienas, yra skirtas jums. Taigi be jokių papildomų veiksmų, čia jie eina.
Pagrindiniai elektroninio pašto etiketai
1. Naudokite profesionalų el. Pašto adresą
Jūsų el. Pašto adresas dažnai laikomas jūsų asmenybės rodikliu. Dėl šios priežasties svarbu turėti profesionalų ieškomą el. Pašto adresą, paprastai su savo pavardėmis ir pavadinimais, sudarančiais „naudotojo vardą“ . Tai dar svarbiau, jei ketinate naudoti el. Pašto adresą profesionaliam bendravimui (pvz., Siunčiant atnaujinimus į darbdavius, teikiant darbo pavyzdžius klientams).
Jei pasirinktas naudotojo vardas nepasiekiamas, galite pridėti savo pasirinktą numerį (pvz., Gimimo datą), kad gautumėte . Norint paminėti keletą pavyzdžių, [el. Paštu apsaugotas] arba [el . Kita vertus, naudokite kažką panašaus į [el. Paštu apsaugotą] arba [el. Paštu apsaugotą], ir jūs galite būti tikri, kad jūsų el. Laiškai netgi nebus atidaryti gavėjams.
Patarimas: kiek įmanoma, naudokite atskirą el. Pašto adresą visiems savo profesiniams poreikiams. Ir jei neprieštaraujate, kad ištrynėte keletą dolerių, geriausia eiti į el. Paštą su savo domenu.
2. Visada įtraukite temą ir laikykite jį aiškų ir glaustą
Temos eilutė yra vienas iš svarbiausių el. Laiškų komponentų, nes jis nedelsdamas suteikia gavėjui idėją apie informaciją, įtrauktą į el . Štai kodėl visi jūsų el. Laiškai turėtų turėti temos eilutę, net jei turinys nėra toks svarbus. Jei paliekate tuščią temos eilutę, siuntėjo dalyje laikoma neatsargumo.
Dar svarbiau, kad temos eilutė turėtų būti glausta ir tiksli, todėl gavėjas gali kuo greičiau parengti el. Laiško turinį. Keletas pavyzdžių yra pridedama „Projekto ataskaita“ , „ Veiklos apžvalga“ - ankstyvas atsakymas , ir tokie dalykai.
3. Naudokite standartinius šriftus ir minimalų formatavimą
Nesvarbu, kiek jums patinka tie išgalvoti šriftai, kuriuos turite savo kompiuteryje, jie yra absoliučiai ne-ne, kai kalbama apie el. Laiškų kūrimą. Taip yra todėl, kad jei naudojate nestandartinį šriftą ir jis nėra įdiegtas gavėjo kompiuteryje, el. Laiško tekstas nebus rodomas kaip numatyta . Dėl šios priežasties daugeliui el. Pašto paslaugų yra tik keli standartiniai, serifiniai ir sans-serif šriftai (pvz., „Times New Roman“, „Arial“). Ir jūs turėtumėte laikytis jų.
Taip pat išsaugokite savo el. Pašto formatavimą kuo mažiau. Nebent jums reikia pabrėžti tam tikrą el. Laiško dalį, eilutę ir tt, nenaudokite teksto akcentų ir spalvų . Tiesą sakant , el. Laiško spalva turėtų būti tik „Juoda“, nes ji yra labiausiai įskaitoma.
4. Venkite klaidų, neteisingų gramatikos ir skyrybos klaidų
Nors ne visi yra gramatikos naciai, o el. Laiškuose nėra netyčinio rašto ar dviejų nusikaltimų, neteisingas kalbos vartojimas, sakinių struktūra ir kt., Paprastai suteikia gavėjui (-ams) neigiamą įspūdį. Todėl labai svarbu, kad prieš trisdešimt tikrinant el. Laiško temą, kūną ir visus kitus tekstinius elementus, kad netyčia netapytumėte gramatikos ir skyrybos klaidų (ir jas ištaisytumėte), prieš paspausdami mygtuką „Siųsti“.
Be to, niekada neturėtumėte naudoti keleto skyrybos ženklų (pvz., !!!) el. Laiškuose. Tas pats pasakytina apie slengų žodžius (pvz., LMAO), populiarius susitraukimus (pvz., Gotcha!) Ir šypsenėlių. Visi šie dalykai atrodo labai nesubrendę ir neprofesionalūs, jie geriausiai tinka tik socialiniams tinklams ir tiesioginiams pokalbiams.
Patarimas: visada pasirūpinkite, kad jūsų el. Laiškuose būtų naudingi žodžiai, sakiniai ir kt. „ALL CAPS“ niekada neturėtų būti sudarytas el. Laiškas (ar kas nors kitas), nes jis laikomas internetiniu ekvivalentu šaukimui.
5. Suteikite priedų aprašomuosius pavadinimus
Dažniau nei mes turime siųsti / gauti kelis failus kaip priedus su mūsų el. Laiškais. Nors tai yra gana reikalinga, niekas negali būti blogesnis nei el. Laiško, kuriame yra daug atsitiktinių, pavadintų failų (pvz., 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc), gavimas, kurie neturi jokios prasmės. Taigi, kai siunčiate priedus su el. Paštu, pervadinkite juos su kai kuriais aprašomaisiais failų pavadinimais, kad gavėjas tuoj pat žinotų jų turinį, nereikalaudamas jų atidaryti. Pavyzdžiui, jei siunčiate savo gyvenimo aprašymą būsimam darbdaviui, pavadinkite jį kaip „ CurrentResume_JohnDoe“ . Paprasta ir paprasta.
Be to, jei ketinate siųsti didelį (pvz., 20) priedų el. Laišką, geriau juos pirmiausia sujungti su „Zipped“ archyvu . Siekiant dar didesnio aiškumo, el. Laiško tekste galite atskirai paminėti duomenis, pvz., Priedų skaičių, bendrą archyvo dydį ir kt.
6. Visada įtraukite parašą
Norint tinkamai uždaryti arba baigti el. Pašto tekstą, būtina parašas. Bet dar svarbiau, kad jis taip pat suteikia „autentiškumą“ el. Paštui ir jo turiniui . Taigi, visi jūsų el. Laiškai turėtų turėti jūsų parašą. Tiesiog sukurkite ir išsaugokite parašą el. Pašto nustatymuose, ir jis bus automatiškai pridėtas kiekvieno rašomo el. Laiško pabaigoje.
Kalbant apie tai, kas turėtų būti įtraukta į parašą, tai turėtumėte nuspręsti, nes jis priklauso nuo vieno asmens. Todėl paprastai galite įtraukti kontaktinę informaciją (pvz., Oficialų numerį, antrinį el. Laišką), taip pat nuorodas į jūsų socialinius profilius . Trumpai tariant, parašas turėtų būti naudojamas kaip jūsų skaitmeninė kontaktinė kortelė. Bet neperkelkite jo per daug nereikalingos informacijos.
7. Patvirtinkite el. Laiškų gavimą
Šiuolaikinis el. Laiškas labai išplitęs, kad kai paspausite mygtuką „Siųsti“, galite būti 200% tikri, kad jis pasieks gavėjo pašto dėžutę, antrą ar du vėliau. Tačiau, kaip ir bet kurioje kitoje technologijoje, el. Laiškai gali (ir kartais taip pat) patirti dėl prastovų . Taigi, kai gausite el. Laišką (ypač jei tai svarbu), patvirtinkite, kad gavote laišką, atsakydamas siuntėjui su mažu pranešimu.
Nors neįmanoma patvirtinti kiekvieno gauto el. Laiško, turėtumėte pabandyti tai padaryti. Dar svarbiau, turėtumėte patvirtinkite el. laišką, kuris jums neteisingai išsiųstas, nes siuntėjas gali laukti atsakymo iš kitos pusės. Dėl to siuntėjas bus informuotas apie klaidą ir taip pat išsaugos tikrąjį el. Laiško gavėją.
8. Naudokite tinkamus sveikinimus
Kalbėdami su žmonėmis, akis į akį, ar net telefonu, mes visada pradedame juos pasveikinti. Ir ta pati taisyklė galioja ir el. Laiškams, todėl jūsų el. Laiškai visada turi būti tinkamai girdėti gavėjui (-ams). Priklausomai nuo to, kas siunčiate el. Laišką, sveikinimas gali būti formalus (pvz., Gerb. Johnson, profesorius Keller), arba neoficialus (Hello Adam, Hi Jenna) . Panašiai ir baigtis (pvz., Sveikinimas, Nuoširdžiai) turi turėti tą patį pagrindinį toną, kaip ir pradinis sveikinimas, taip pat bendras pranešimas.
Verta paminėti, kad el . Laiškuose turėtumėte susilaikyti nuo labai neformalių ir kasdieninių naudojimo sveikinimų (pvz., Kas yra?) . Savaime suprantama, kad tai yra gana neprofesionali.
9. Nenaudokite Atsakyti Visada kiekvieną kartą
Yra atvejų, kai gaunate el. Laišką, kuris taip pat yra siunčiamas keliems kitiems gavėjams (pvz., Svarbus pranešimas įmonėje). Tačiau, atsakydami į tokius pranešimus, skubiai naudojate parinktį „Atsakyti visiems“ . Tai ne tik siunčia atsakymą pirminiam siuntėjui, bet ir visiems kitiems, kurie gavo el. Laišką, ar atsakymas yra skirtas jiems, ar ne . Tai puikus būdas užblokuoti gavėjų pašto dėžutes.
Dėl šios priežasties atsargiai reaguokite į el. Laiškus su keliais gavėjais ir naudokite parinktį „Atsakyti“ . Tik tada, kai esate 100% tikras, kad jūsų atsakymas skirtas visiems gavėjų sąraše, turėtumėte naudoti parinktį „Atsakyti visiems“.
10. Tinkamai naudokite laukus „Cc“ ir „Bcc“
Kartu su laukeliu „To“, laukai „ Cc “ ir „ Bcc “ yra kažkas, apie kurį kas nors žinojo. Bet netgi po to dauguma žmonių netinkamai naudoja juos. Štai, ką jie yra, ir kada jie turėtų būti naudojami :
- Cc: stovi anglies kopijavimui. Jei yra tam tikri gavėjai, kuriems norite siųsti el. Laišką, bet nenorite, kad jie žinotų, kad šis el. Laiškas jiems yra skirtas „tiesiog“, įveskite jų el. Pašto adresus šioje srityje. Kiekvienas gavėjas gali matyti kitų el. Pašto adresus Cc lauke.
- Bcc: Trumpas aklųjų anglies kopijavimas. Jei yra keli gavėjai, kuriems norite siųsti el. Laišką, bet norite, kad jie matytų save kaip vienintelius el. Pašto gavėjus, įveskite savo el. Pašto adresus šioje srityje. Kiekvienas Bcc lauko gavėjas gali matyti tik savo el. Pašto adresą, o ne kitus. Ši parinktis geriau tinka privatumui.
11. Atsakykite į el. Laiškus laiku
Atsižvelgiant į tai, kiek laiškų gauname kasdien, beveik neįmanoma atsakyti visiems. Tačiau, net jei jūsų prioritetas yra šiek tiek mažas, turėtumėte pabandyti atsakyti į jį laiku . Paprastai tai turėtų būti per 24–48 valandas nuo el. Laiško gavimo. Ir jei jūs negalėsite tam tikrą laiką atsakyti į el. Laiškus (pvz., Dėl pertraukos), naudokite automatinio atsakiklio arba atostogų atsakiklio funkciją, kurią turi dauguma el. Pašto paslaugų.
12. Tinkamai formatuokite el. Laiškus prieš persiuntimą
Kai tik paspaudžiamas mygtukas „Persiųsti“ el. Paštu, visas pranešimas (įskaitant visus galimus vaizdus, netinkamą tekstą ir kt.) Yra keistas į dešinę ir įterpiamas į tuščią el. Laišką, kad galėtumėte įvesti gavėjų el. pašto ID ir jį išsiųsti. Tai ne tik sukelia pradinio el. Laiško formatavimą, bet ir perteikia daugybę baltų erdvių ir papildomų simbolių (>) į persiųstą el. Pašto gabalą, kuris savo ruožtu daro el. Laišką beveik neįskaitomu.
Jei norite ją surūšiuoti, turite tinkamai formatuoti nukreiptą el. Laišką, kai jis yra įdėtas į tuščią el . Laišką . Tai apima papildomos baltos erdvės pašalinimą, taip pat papildomų simbolių, tuščių eilučių ir panašių dalykų atsikratymą.
Naudokite el. Laišką taip, kaip jis skirtas naudoti
Kadangi tai yra pagrindinė ryšio priemonė šiandienos interneto prijungtame pasaulyje, labai svarbu, kad el. Paštas būtų naudojamas pagal tinkamas taisykles, kurios apima viską, kaip pasveikinti gavėjus, iki pasirinkto šrifto stiliaus. Be to, pirmiau aprašyti etiketai padės jums tai padaryti, taip užtikrinant bendrą geresnį ir produktyvesnį el. Taigi išbandykite juos ir praneškite mums savo mėgstamus komentarus žemiau.
