„Outlook“, „love it“ arba „nekenčia“, yra standartinis el. Pašto ir našumo klientas įmonės pasaulyje. Didelė bet kurio biuro darbo laiko dalis praleidžiama prieš šią svarbiausią priemonę. Tačiau, nepaisant jo populiarumo ir sunaudojamų valandų skaičiaus, keli žmonės žino apie savo pažangias funkcijas ir dar mažiau naudojasi visomis savo galimybėmis.
Taigi šiandien mes ištirsime keletą puikių „Outlook 2016“ funkcijų. Pradėkime:
1. Siųsti el. Laišką iš „Outlook.com“ slapyvardžių
Dažnai mes turime naudoti skirtingus el. Pašto adresus skirtingiems tikslams - pavyzdžiui, galbūt norėsite naudoti asmeninį [el. Pašto adresą ] adresą, darbo adresą [el. Paštu apsaugotą] ir galbūt [el. Paštu apsaugotą], kurį norite naudoti pasirašant iki informacinių biuletenių ir rinkodaros svetainių. Dauguma žmonių kiekvienam adresui sukuria ir tvarko kitą paskyrą.
Vietoj to galite naudoti „Outlook“, kad sukurtumėte ir valdytumėte skirtingus slapyvardžius . Patvirtinus slapyvardį, galite valdyti skirtingus el. Pašto adresus, naudojant tą pačią paskyrą, ir el. Laiškai, siunčiami į bet kurį jūsų adresą, bus pateikti toje pačioje pašto dėžutėje. Štai kaip juos nustatyti:
Eikite į „Outlook Web App“ ir prisijunkite naudodami „Office 365“ paskyrą. Tada eikite į „Microsoft“ paskyros svetainę ir viršutinėje juostoje spustelėkite „ Jūsų informacija “. Dabar spustelėkite „ Tvarkyti, kaip prisijungiate prie„ Microsoft “ . Tikriausiai būsite paraginti įvesti slaptažodį.
Čia galite pridėti ir valdyti savo slapyvardžius. Jei norite sukurti naują slapyvardį, spustelėkite „ Pridėti el . Laišką “.
Dabar įveskite el. Pašto adresą, kurį norite naudoti kaip slapyvardį . Galite sukurti naują arba naudoti esamą adresą.
Dabar pamatysite ką tik pridėtą slapyvardį ir pasirinksite, kad jis taptų pagrindiniu slapyvardžiu, arba pašalinkite jį, jei jo nebereikia.
Dabar visi el. Laiškai, siunčiami į slapyvardžio adresą, bus atsiųsti į jūsų pagrindinį pašto dėžutę. Jei norite išsiųsti el. Laišką iš naujai sukurto adreso, tiesiog paspauskite mygtuką „ From “, kol rašote pranešimą ir pasirinkite norimą adresą.
2. Tvarkaraščių susitikimai
„Outlook“ leidžia lengvai suplanuoti susitikimus su kitais. Norėdami tai padaryti, galite tiesiog pereiti į kalendorių, spustelėkite skirtuką Pagrindinis ir pasirinkite „ Naujas susitikimas “.
Čia galite nurodyti dalyvius, dieną, laiką, priminimus ir kitas susitikimo galimybes.
Jei norite tai padaryti pasikartojantį susitikimą, viršutinėje dalyje „ Parinktys“ spustelėkite mygtuką Pasikartojimas, kuriame pamatysite įvairias reguliaraus tvarkaraščio parinktis.
Kai gavėjas priims kvietimą, gausite tos pačios patvirtinimą.
3. Automatiniai atsakymai
Jei vykstate į komandiruotę ar atostogas, galite konfigūruoti „Outlook“ siųsti automatinius atsakymus į kiekvieną gautą el. Laišką. Norėdami įjungti šią funkciją, eikite į „ Failas “ ir spustelėkite „ Automatinis atsakymas “.
Čia galite nurodyti datos intervalą ir automatinio atsakymo pranešimą .
Jei norite daugiau tiksliai kontroliuoti taisykles, galite spustelėti „ Taisyklės “ mygtukas apačioje kairėje.
4. Naudokite „Google“ diską kaip „Cloud Storage“ programoje „Outlook“
Jei naudojate „Google“ diską kaip „debesų saugyklos“ teikėją, galite jį integruoti į „MS Office“ (įskaitant „Outlook“), kad atidarytumėte dokumentus tiesiai iš „Drive“, ir išsaugokite jį, nepalikdami „Office“ programų.
Tiesiog atsisiųskite „Office“ „Google“ disko papildinį, įdiekite papildinį ir kitą kartą atidarę „Outlook“ galėsite pridėti failus tiesiai iš „Drive“ naudodami tam skirtą mygtuką.
Taip pat galite išsaugoti visus priedus, kuriuos gaunate tiesiogiai „Drive“ .
Pastaba : „Google“ disko papildinys „Office“ veikia tik „Windows“. „Office for Mac“ šiuo metu nepalaikoma.
5. Gaukite pristatymo ir skaitymo kvitus
Jei norite gauti pranešimą apie tai, kada jūsų el. Laiškas buvo pristatytas ir (arba) skaityti, galite paprašyti pristatymo ir skaitymo. Jei norite įjungti šią funkciją, spustelėdami skirtuką „ Parinktys “, rašykite pranešimą ir pažymėkite šiuos žymės langelius:
Taip pat galite įgalinti stebėjimą kiekvienam siunčiamam pranešimui . Norėdami tai padaryti, eikite į Failas > Parinktys > Paštas . Slinkite žemyn iki sekimo sekcijos ir pažymėkite, kad pristatymo kvitas patvirtina, kad pranešimas buvo išsiųstas gavėjo el. Pašto serveryje, arba perskaitykite patvirtinimą, patvirtinantį, kad gavėjas peržiūrėjo pranešimą .
Atminkite, kad pranešimo gavėjas gali atsisakyti siųsti skaitymo čekį. Be to, gavėjo el. Pašto programa gali nepalaikyti skaitymo kvito.
6. Pridėkite balsavimo mygtukus el. Laiškams
Jei norite gauti savo komandos sutarimą dėl temos, galite sukurti „Outlook“ apklausą. Sudarydami naują laišką, eikite į skirtuką Parinktys ir spustelėkite „ Naudoti balsavimo mygtukus “.
Galite naudoti šabloną „ Taip / Ne“ arba sukurti sau spustelėdami „ Custom“, kur taip pat galite pasirinkti tokias parinktis kaip „svarba“, „skaitymas / pristatymas“ ir galiojimo laikas.
7. Vėlavimas arba laiškų siuntimo tvarkaraštis
Kartais gali prireikti atidėti pranešimo siuntimą. Pavyzdžiui, tai gali būti beveik uždarymo laikas, ir norite, kad jūsų pranešimas būtų pristatytas kitą rytą darbo valandomis. Norėdami tai padaryti, galite suplanuoti savo pranešimą. Štai kaip:
Rašydami el. Laišką, eikite į skirtuką Parinktys ir spustelėkite „ Delay Delivery “.
Pasirodžiusiame dialogo lange, esantį parinktyje Pristatymo parinktys, pažymėkite parinktį „ Negalima pristatyti prieš “ ir įveskite datą ir laiką.
Dabar uždarykite dialogo langą ir paspauskite Send . Jūsų el. Laiškas bus išsiųstas nurodytu laiku.
Pastaba : ši funkcija veikia sklandžiai „Microsoft Exchange“ paskyroje. Jei naudojate POP3 arba IMAP paskyrą, „Outlook“ turi likti atvira, kol bus išsiųstas pranešimas.
8. Valdykite kito asmens paštą ir kalendorių
Dirbant su komanda, būtina koordinuoti ir dirbti kartu su kai kuriomis bendromis užduotimis. Šiuo tikslu galbūt norėsite išlaikyti atskirą aplanką, skirtą tokioms užduotims, ir pasidalinti ja su savo komandos nariais. Na, kaip tai padaryti „Outlook 2016“.
Eikite į skirtuką Failas . Paspauskite „ Account Settings “ ir pasirinkite „ Delegate Access“ .
Atsidariusiame dialogo lange spustelėkite „ Pridėti “, pasirinkite naudotoją, kuriam norite suteikti leidimą, ir spustelėkite Gerai .
Pasirodžiusiame dialogo lange galite pasirinkti įvairius leidimus, kuriuos galite suteikti šiam naudotojui.
Kai baigsite, kitas naudotojas bus informuotas apie jiems suteiktus naujus leidimus. Tai tik bendrinimo funkcijos pagrindai. Išsamesnę apžvalgą ir instrukcijas rasite oficialiuose dokumentuose.
9. Naudodamiesi taisyklėmis valdykite el
Taisyklė yra veiksmas, kuris automatiškai veikia gaunamus ar siunčiamus laiškus. Pvz., Galbūt norėsite perkelti visus savo vadovo laiškus į kitą aplanką, perkelti visus laiškus iš rinkodaros skyriaus į „skubų“ aplanką arba ištrinti visus laiškus su „Pirkti dabar“ temoje. Užuot atlikę šias užduotis vėl ir vėl, galite nustatyti Taisykles, kad jas automatizuotumėte . Galite pasirinkti iš įvairių taisyklių šablonų arba pradėti nuo tuščios taisyklės.
10. Paspartinkite pasikartojančias užduotis naudojant „Quick Steps“
Dažnai užduotys turi būti atliekamos kelis kartus per dieną. Galbūt jūs reguliariai siunčiate el. Laiškus savo vadovui arba norite perkelti kai kuriuos el. Laiškus į tam tikrą aplanką. Žinoma, galite naudoti taisykles, kad automatizuotumėte procesą, tačiau tai taikys taisykles visiems el. Laiškams, kurie atitinka kriterijus, o galbūt norėsite jį taikyti tik tam tikriems el. Laiškams. Taigi reikia daugiau rankinio požiūrio, ir tai yra tada, kai įeina greitieji žingsniai .
Eikite į „Outlook“ skirtuką Pagrindinis . Greitai veiksmai bus rodomi toliau:
Kaip matote, yra keletas greitųjų žingsnių, sukonfigūruotų naudoti. Pvz., Pasirinkite gautą el. Laišką į gautuosius ir spustelėję mygtuką „Spartusis žingsnis“. Pamatysite kažką panašaus:
Čia galite konfigūruoti greitąjį žingsnį - pakeisti pavadinimą, pridėti el. Pašto adresus, kuriuos norite persiųsti, arba pridėti dar daugiau veiksmų prie mygtuko spustelėję apačioje kairėje esančias parinktis .
Pirmiau pateiktame ekrane pridėjau savo valdytojo el. Pašto adresą, pridėjau veiksmą naudodamas mygtuką „ Veiksmas “, nurodė „Outlook“ perkelti pranešimą į aplanką „Persiųstas į valdytoją“, pridėjome sparčiųjų klavišų klavišą ir pakeitė įrankių teksto tekstą.
Galite modifikuoti esamus spartiuosius veiksmus, pvz., Atlikdami pirmiau pateiktą pavyzdį, arba pridėti savo įrašą spustelėję mygtuką „ Sukurti naują “ „ Quick Steps“ įrankių juostoje:
11. Spartieji klaviatūros klavišai ir kiti patarimai
„Outlook“ siūlo daugybę kitų mažesnių, bet naudingų funkcijų, tokių kaip temos, pašto pranešimų keitimas į susitikimus ir kiekvienas pažangus vartotojo mėgstamiausias: klaviatūros nuorodos . Pvz., Galite paspausti Ctrl + W, kad sukurtumėte naują el. Laišką, Ctrl + E ieškoti ir dar daugiau. Norėdami sužinoti įvairius „Outlook“ sparčiuosius klavišus, patikrinkite oficialią „Outlook 2016“ patarimų ir gudrybių „eBook“ iš „Microsoft“.
Kaip ir šie atvėsti „Outlook 2016“ funkcijos ir gudrybės?
Tikimės, kad sužinojote keletą pažangių „Outlook 2016“ funkcijų. Kaip naudinga, nes naudodamiesi el. Pašto programa, naudodamiesi el. Paštu, yra ir kitų dalykų, kuriuos reikia nepamiršti, todėl patikrinkite mūsų straipsnį apie pagrindinį el. Visada prijungtame skaitmeniniame pasaulyje privatumas yra svarbesnis nei bet kada anksčiau, todėl turėtumėte patikrinti mūsų straipsnį apie tai, kaip užšifruoti el.
Jei turite daugiau „Outlook“ patarimų ir gudrybių, kad galėtumėte pridėti arba manote, kad praleidome esminę funkciją, įsitikinkite, kad praneškite apie tai žemiau esančiame komentarų skyriuje.
